IVA e Regole Fiscali sui Rimborsi Trasferte dei Dipendenti – Novità 2025

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La Circolare n. 15/E dell’Agenzia delle Entrate, pubblicata il 22 dicembre 2025, fornisce chiarimenti principalmente sulle imposte dirette (IRPEF per i dipendenti, IRES/IRPEF per imprese e professionisti), concentrandosi sull’esclusione dal reddito imponibile di alcuni rimborsi documentati e sui requisiti di tracciabilità dei pagamenti.

Trattamento IVA

La circolare e il relativo comunicato stampa non contengono alcuna disposizione o chiarimento in materia di IVA relativi al trattamento, alla detraibilità o al recupero dell’imposta sulle spese di trasferta, missioni o rimborsi (ad esempio vitto, alloggio, trasporti, indennità chilometriche, pedaggi o parcheggi). L’IVA non viene neppure menzionata nel documento.

Di conseguenza, continuano a valere senza modifiche le regole ordinarie previste dal D.P.R. n. 633/1972 (Codice IVA):

• Detraibilità dell’IVA per il datore di lavoro L’IVA relativa a spese inerenti all’attività d’impresa o professione (ad es. soggiorni alberghieri, pasti, biglietti di trasporto, corse taxi, pedaggi) è generalmente detraibile ai sensi dell’art. 19-bis1 del Codice IVA, purché documentata con fatture o ricevute fiscali valide intestate al datore di lavoro (o documenti rimborsabili) e inerente all’attività. Aspetti particolari:
  • Sulle spese di rappresentanza (se qualificate come tali) possono applicarsi limitazioni parziali.
  • L’IVA sui servizi di trasporto passeggeri utilizzati per trasferte (ad es. taxi, voli) è generalmente detraibile, sempre con corretta documentazione e inerenza. Le limitazioni alla detraibilità (ad es. parziale) riguardano principalmente le autovetture aziendali e le relative spese, non i titoli di viaggio.
  • Vitto e alloggio: l’IVA è normalmente detraibile se fatturata correttamente e inerente.
• Rimborsi al dipendente e IVA Quando il dipendente anticipa le spese e viene rimborsato:
  • Se il documento fiscale è intestato direttamente al datore di lavoro (ad es. fattura alberghiera richiesta all’azienda), la detrazione avviene immediatamente.
  • Se intestato al dipendente, il datore di lavoro può comunque detrarre l’IVA al momento del rimborso, purché il documento sia valido e la spesa inerente (prassi consolidata, confermata da precedenti pronunce dell’Agenzia, ad es. Risoluzione n. 92/E/2003). I rimborsi chilometrici (calcolati sulle tabelle ACI) non generano IVA, trattandosi di semplici indennità forfettarie senza cessione imponibile. Pedaggi e parcheggi: l’IVA è detraibile ove presente e documentata.
• Nessun impatto dalle novità 2025 I requisiti di tracciabilità (per vitto, alloggio, taxi/NCC) e la semplificazione documentale per trasferte nel medesimo comune riguardano esclusivamente le imposte dirette e non modificano in alcun modo la detraibilità IVA, che resta disciplinata dai soli requisiti di fatturazione e inerenza.

Altre Imposte Coinvolte

Il comunicato stampa si limita a illustrare le esclusioni dal reddito imponibile (“fuori dalla tassazione”), senza fare riferimento a contributi previdenziali, IRAP o altre imposte.

La Circolare n. 15/E estende parzialmente i requisiti di tracciabilità:

• IRAP I requisiti di tracciabilità per alcune spese (vitto, alloggio, trasporti con taxi/NCC e spese di rappresentanza) valgono anche ai fini della determinazione della base imponibile IRAP (valore della produzione netta), in linea con le regole di deducibilità reddituale (efficacia dal periodo d’imposta successivo al 31 dicembre 2024, con alcune disposizioni a partire dal 18 giugno 2025).
• Contributi previdenziali Sono citati solo marginalmente nel contesto del reddito da lavoro autonomo (art. 54, comma 2, lett. a) TUIR), dove i contributi obbligatori pagati dal committente non concorrono a formare reddito. Non vi sono collegamenti specifici con tracciabilità o rimborsi di trasferta.
• Nessun’altra imposta (ad es. ritenute, bollo) è trattata in relazione a questi rimborsi.

Consigli Operativi

• Continuare a richiedere documenti fiscali validi per il recupero dell’IVA.
• Per trasferte frequenti, privilegiare carte aziendali o fatturazione diretta per ottimizzare la detrazione IVA e garantire al contempo la tracciabilità richiesta ai fini reddituali e IRAP.
• Documentare sempre l’inerenza delle spese in caso di controlli.

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Domande Frequenti

Le novità della Circolare 15/E/2025 modificano la detraibilità IVA delle spese di trasferta?

No, né la circolare né il comunicato stampa trattano l’IVA, che resta regolata dalle norme ordinarie.

Si può detrarre l’IVA su una fattura alberghiera intestata al dipendente?

Sì, generalmente è possibile al momento del rimborso, purché la spesa sia inerente e documentata correttamente.

L’IVA sulle corse taxi in trasferta è detraibile? 

Sì, l’IVA sui servizi di trasporto passeggeri per motivi di lavoro è generalmente detraibile, con corretta documentazione e inerenza.

I rimborsi chilometrici generano IVA?

No, si tratta di semplici rimborsi di costo senza operazione imponibile.

Ci sono limitazioni alla detraibilità IVA per i pasti in trasferta?

Valgono le regole generali: detraibile se inerente e correttamente documentata.

Le nuove regole influenzano i contributi previdenziali? 

No, non vi è alcun impatto diretto sui contributi.

E per l’IRAP?

Sì, i requisiti di tracciabilità si applicano anche all’IRAP per la deducibilità di alcune spese di trasferta e rappresentanza.

Conclusioni

Le novità introdotte nel 2025 semplificano il regime reddituale dei rimborsi per trasferte e missioni dei dipendenti, estendendo la tracciabilità anche all’IRAP per determinate spese, ma lasciano completamente invariato il trattamento IVA e quello dei contributi previdenziali. Le imprese possono quindi continuare a detrarre l’IVA sulle spese documentate secondo le regole consolidate. Per situazioni particolari è sempre consigliabile rivolgersi a un professionista o consultare il testo integrale della circolare.

Fonti

• Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025 https://www.agenziaentrate.gov.it/portale/documents/20143/8410837/Circolare+n.+15+del+22_12_2025.pdf/ea6aa7af-f133-2381-8750-6c3b871b7bc6
• Comunicato stampa Agenzia delle Entrate https://www.agenziaentrate.gov.it/portale/-/cs-22-dicembre-2025-spese-per-trasferte-e-missioni.-fuori-dalla-tassazione-i-rimborsi-ai-dipendenti.-una-circolare-illustra-le-regole
• Normativa generale IVA: D.P.R. n. 633/1972 e pronunce dell’Agenzia delle Entrate.