Gestione delle Fatture Elettroniche Rifiutate o Scartate dal SDI

🔒  Questo articolo contiene link in affiliazione. Se acquisti tramite questi link potremmo ricevere una piccola commissione, senza alcun costo aggiuntivo per te. Questo ci aiuta a mantenere il sito gratuito.

La gestione delle fatture elettroniche rifiutate o scartate dal SDI è uno dei problemi operativi più frequenti per chi emette fatture elettroniche in Italia, e capire come reagire in tempo è essenziale per evitare sanzioni inutili.

Quando il Sistema di Interscambio individua un errore formale o sostanziale nel file XML, non recapita il documento e lo restituisce al mittente: da quel momento parte un orologio che, se ignorato, può trasformare un semplice refuso in una violazione tributaria vera e propria. In questa guida analizziamo passo dopo passo cosa significa davvero una notifica di scarto, quali sono le cause più comuni, come correggere il documento nei tempi corretti e quali conseguenze fiscali si rischiano in caso di ritardo, con riferimenti sempre aggiornati alle fonti ufficiali dell’Agenzia delle Entrate.

Cos’è lo scarto di una fattura elettronica e perché avviene

Il Sistema di Interscambio (SdI) è la piattaforma informatica gestita dall’Agenzia delle Entrate attraverso cui transitano obbligatoriamente tutte le fatture elettroniche emesse in Italia, sia verso privati (B2B/B2C) sia verso la Pubblica Amministrazione. Prima di recapitare il documento al destinatario, il SdI effettua una serie di controlli formali e sostanziali sul file XML: verifica la struttura del tracciato, la validità della Partita IVA e del Codice Fiscale, la coerenza tra i dati numerici (imponibile, aliquota, imposta, totale) e l’assenza di duplicati.

Quando anche uno solo di questi controlli non va a buon fine, il SdI scarta la fattura e invia al soggetto trasmittente una ricevuta di scarto contenente un codice errore e una breve descrizione del motivo. La gestione delle fatture elettroniche rifiutate o scartate dal SDI parte proprio da qui: capire che, ai fini fiscali, una fattura scartata equivale a una fattura “non emessa”. Lo conferma chiaramente la stessa Agenzia delle Entrate nella propria guida ufficiale alla fatturazione elettronica, secondo cui una ricevuta di scarto determina che il documento non è mai stato emesso e va corretto e ritrasmesso al SdI.

Scarto e mancata consegna: due situazioni molto diverse

Uno degli errori più comuni nella gestione delle fatture elettroniche rifiutate o scartate dal SDI è confondere lo scarto con la “mancata consegna”. Sono due esiti completamente diversi, con effetti fiscali opposti, ed è fondamentale non sovrapporli.

Situazione	Cosa significa	Effetto fiscale	Cosa fare
Ricevuta di scarto	La fattura non ha superato i controlli del SdI (errori formali o sostanziali)	Fattura considerata non emessa	Correggere il file XML e reinviarlo entro 5 giorni
Ricevuta di impossibilità di recapito	La fattura ha superato i controlli ma non è stato possibile consegnarla al destinatario (es. casella PEC piena)	Fattura considerata regolarmente emessa	Avvisare il cliente che il documento è disponibile nell’area riservata “Fatture e Corrispettivi”
Ricevuta di consegna	La fattura ha superato i controlli ed è stata recapitata correttamente	Fattura regolarmente emessa	Nessuna azione necessaria

Questa distinzione è cruciale: solo la notifica di scarto obbliga a un intervento correttivo con scadenza stretta. La ricevuta di impossibilità di recapito, invece, non richiede alcuna riemissione, perché ai fini dell’esigibilità dell’IVA il documento è considerato comunque emesso.

Le cause più frequenti di scarto

Nella gestione delle fatture elettroniche rifiutate o scartate dal SDI, conoscere le cause tipiche aiuta a prevenire l’errore prima ancora che si verifichi. Tra le anomalie più ricorrenti segnalate dai principali codici errore del SdI troviamo:

Tipo di errore	Esempio di causa	Codice errore tipico
Dati anagrafici errati	Partita IVA o Codice Fiscale del cliente non validi o non coerenti tra loro	00305, 00306, 00324
Codice Destinatario o PEC errati	Codice a 7 caratteri sbagliato o PEC non più attiva	00404
Fattura duplicata	Stesso numero e data già trasmessi al SdI in precedenza	00002
File non conforme al tracciato XML	Caratteri speciali non ammessi, tag obbligatori mancanti	00200
Incoerenza nei calcoli	Discordanza tra imponibile, aliquota e imposta indicati	00400, 00401
Certificato di firma scaduto	Firma digitale non più valida al momento dell’invio	00100

Per la descrizione tecnica completa di ogni codice errore, la fonte ufficiale e sempre aggiornata resta l’allegato alle specifiche tecniche pubblicato dall’Agenzia delle Entrate insieme al provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate.

I tempi da rispettare: la regola dei 5 e dei 12 giorni

Il cuore della gestione delle fatture elettroniche rifiutate o scartate dal SDI è il rispetto di due termini che lavorano in parallelo e che vanno sempre tenuti sotto controllo insieme.

Il SdI impiega fino a 5 giorni dalla ricezione del file per effettuare i controlli ed eventualmente restituire la ricevuta di scarto. Una volta ricevuta questa notifica, il contribuente ha a sua volta 5 giorni di calendario per correggere l’errore segnalato e ritrasmettere il file corretto al Sistema di Interscambio. Questo secondo termine è quello davvero decisivo nella gestione delle fatture elettroniche rifiutate o scartate dal SDI, perché se rispettato consente di considerare la fattura tempestivamente emessa, anche se la data di trasmissione effettiva è successiva a quella riportata sul documento.

In parallelo resta valido il termine generale di 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione entro cui la fattura immediata deve comunque risultare emessa: la finestra dei 5 giorni per la correzione dello scarto si inserisce quindi all’interno di questo limite più ampio, e non lo sostituisce. Per questo motivo, secondo l’Agenzia delle Entrate, è fondamentale accorgersi dello scarto nel minor tempo possibile, controllando regolarmente il canale telematico (PEC o area “Fatture e Corrispettivi”) utilizzato per l’invio.

Come correggere e ritrasmettere la fattura scartata: le tre modalità ufficiali

La Circolare n. 13/E del 2 luglio 2018 dell’Agenzia delle Entrate, ancora oggi il riferimento operativo principale per la gestione delle fatture elettroniche rifiutate o scartate dal SDI, indica tre modalità alternative per la riemissione del documento corretto.

1. Stesso numero e stessa data del documento originario. È la modalità da preferire secondo l’Agenzia delle Entrate: si corregge l’errore segnalato nel file XML e si reinvia il documento al SdI entro 5 giorni dalla notifica di scarto, mantenendo identica numerazione e data. È la soluzione più semplice perché non altera la sequenza progressiva delle fatture già emesse.
   
2. Nuovo numero e nuova data, coerenti con la numerazione successiva. Quando non è possibile mantenere lo stesso numero e la stessa data (ad esempio perché nel frattempo sono già state emesse altre fatture con numerazione progressiva), si emette il documento con un nuovo numero e una nuova data, coerenti con la sequenza dei documenti emessi dopo il primo tentativo scartato.
   
3. Numerazione dedicata che evidenzia la rettifica. Si può utilizzare una numerazione specifica che renda evidente come il documento sia una correzione di quello scartato, ad esempio indicando la fattura n. 1 del 2 gennaio come “1/R” del 10 gennaio, inserendola in un apposito sezionale.
   

In tutti i casi, una fattura scartata non può essere modificata “in corsa”: va sempre creato un nuovo file XML, corretto nei campi segnalati come errati, e ritrasmesso ex novo al Sistema di Interscambio.

Gestione contabile: cosa fare se la fattura era già registrata

Un aspetto spesso trascurato nella gestione delle fatture elettroniche rifiutate o scartate dal SDI riguarda il trattamento contabile, che cambia a seconda del momento in cui ci si accorge dello scarto.

• Fattura non ancora registrata in contabilità: basta correggere l’errore e reinviare il file entro 5 giorni. Non è necessaria alcuna nota di variazione, perché il documento scartato non ha mai prodotto effetti fiscali.
• Fattura già registrata in contabilità: occorre effettuare una rettifica contabile valida solo ai fini interni (senza trasmettere alcuna nota di variazione al SdI, dato che il documento scartato non è mai stato emesso) e poi procedere comunque all’invio del documento corretto entro i 5 giorni dalla notifica di scarto.

È importante sottolineare che non va mai emessa una nota di credito per “annullare” una fattura scartata: la nota di credito si riferisce a documenti regolarmente emessi e accettati dal SdI, mentre una fattura scartata, per definizione, non è mai stata emessa.

Le sanzioni in caso di mancata correzione nei termini

Se la fattura scartata non viene corretta e ritrasmessa entro i termini previsti, l’emissione si considera tardiva e si applicano le sanzioni dell’articolo 6 del D.Lgs. 471/1997, come riformato dal D.Lgs. 87/2024 (in vigore dal 1° settembre 2024) e successivamente confluito, dal 1° gennaio 2026, nel nuovo impianto del Testo Unico delle sanzioni tributarie introdotto dal D.Lgs. 173/2024.

Tipologia di violazione	Sanzione applicabile
Violazione che incide sulla liquidazione dell’IVA	Dal 70% al 100% dell’imposta non documentata, con un minimo di 300 euro
Violazione che non incide sulla liquidazione dell’IVA (IVA comunque versata correttamente)	Dal 5% al 10% del corrispettivo non documentato, con un minimo di 250 euro
Operazioni esenti, non imponibili, non soggette o in reverse charge	Dal 5% al 10% del corrispettivo, con un minimo di 250 euro

Nella maggior parte dei casi pratici legati alla gestione delle fatture elettroniche rifiutate o scartate dal SDI, se l’IVA risulta comunque correttamente liquidata nei termini, si applica la sanzione più contenuta. Va inoltre ricordato che, qualora il contribuente si accorga autonomamente del ritardo prima di un controllo dell’Amministrazione finanziaria, è possibile sanare la posizione tramite ravvedimento operoso, versando l’imposta dovuta, gli interessi legali e la sanzione ridotta in proporzione al tempo trascorso, tramite modello F24.

Come prevenire lo scarto: controlli da fare prima dell’invio

Ridurre il numero di fatture scartate è il modo più efficace per semplificare la gestione delle fatture elettroniche rifiutate o scartate dal SDI nel lungo periodo. Alcune verifiche preventive permettono di evitare gran parte degli errori più comuni:

• Controllare con attenzione Partita IVA, Codice Fiscale e denominazione del cliente prima di generare il file XML.
• Verificare che il Codice Destinatario sia composto correttamente da 7 caratteri oppure che l’indirizzo PEC indicato sia attivo e funzionante.
• Ricontrollare la coerenza tra imponibile, aliquota IVA applicata e imposta totale calcolata.
• Assicurarsi che il certificato di firma digitale, se utilizzato, non sia scaduto al momento dell’invio.
• Verificare di non aver già trasmesso in precedenza un documento con lo stesso numero e la stessa data, soprattutto quando si utilizzano più canali di fatturazione contemporaneamente.
• Consultare regolarmente l’area “Fatture e Corrispettivi” del portale dell’Agenzia delle Entrate o il proprio canale PEC, per intercettare tempestivamente eventuali notifiche di scarto.

FAQ: Domande frequenti sulla gestione delle fatture elettroniche rifiutate o scartate dal SDI

Cosa significa che una fattura elettronica è stata scartata dal SDI? 

Significa che il Sistema di Interscambio ha rilevato uno o più errori formali o sostanziali nel file XML inviato e, di conseguenza, non ha recapitato il documento al destinatario. Ai fini fiscali, la fattura scartata è considerata come non emessa, come confermato dalla guida ufficiale dell’Agenzia delle Entrate sulla fatturazione elettronica.

Quanto tempo si ha per correggere e reinviare una fattura elettronica scartata dal SDI? 

Il termine è di 5 giorni di calendario dalla data di ricezione della notifica di scarto. Se la correzione e il reinvio avvengono entro questo termine, la fattura si considera tempestivamente emessa, anche se la trasmissione effettiva avviene materialmente in un giorno successivo a quello indicato in fattura.

Cosa succede se non si rispetta il termine dei 5 giorni per correggere una fattura scartata? L’emissione della fattura si considera tardiva e si applicano le sanzioni previste dall’articolo 6 del D.Lgs. 471/1997, come rivisto dal D.Lgs. 87/2024. È comunque possibile, in molti casi, regolarizzare la posizione spontaneamente tramite ravvedimento operoso prima di un eventuale controllo dell’Agenzia delle Entrate.

È necessario mantenere lo stesso numero e la stessa data quando si corregge una fattura scartata? 

Secondo la Circolare 13/E del 2018 dell’Agenzia delle Entrate, è la modalità preferibile e va utilizzata ogni volta che è possibile. Solo quando ciò non è fattibile (ad esempio per ragioni di numerazione progressiva già avanzata) si può ricorrere a un nuovo numero e a una nuova data, oppure a una numerazione dedicata che evidenzi la natura rettificativa del documento.

Qual è la differenza tra una fattura scartata e una fattura con ricevuta di mancata consegna? 

Sono situazioni opposte. La fattura scartata non ha superato i controlli del SdI e si considera non emessa, mentre la fattura con ricevuta di impossibilità di recapito ha superato regolarmente i controlli ma non ha potuto essere recapitata al destinatario per problemi tecnici (ad esempio una casella PEC piena): in questo secondo caso il documento si considera comunque regolarmente emesso.

Bisogna emettere una nota di credito per annullare una fattura scartata dal SDI? 

No. La nota di credito riguarda solo documenti che sono stati regolarmente emessi e accettati dal Sistema di Interscambio. Una fattura scartata, non essendo mai stata emessa fiscalmente, non richiede alcuna nota di variazione verso il SdI: va semplicemente corretta e ritrasmessa.

Dove si trova la notifica di scarto se non arriva via PEC? 

La ricevuta di scarto è sempre consultabile, indipendentemente dal canale di invio utilizzato, nell’area “Consultazione” del portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate, alla sezione relativa al monitoraggio dei file trasmessi.

Conclusioni

Gestire correttamente le fatture elettroniche rifiutate o scartate dal SDI significa, in sintesi, agire con rapidità: individuare il codice errore indicato nella notifica, correggere il file XML nel campo segnalato e ritrasmetterlo al Sistema di Interscambio entro 5 giorni, preferibilmente mantenendo lo stesso numero e la stessa data del documento originario. Conoscere la differenza tra scarto e mancata consegna, evitare l’errore comune di emettere note di credito non necessarie e impostare controlli preventivi sul software di fatturazione sono le strategie più efficaci per ridurre al minimo questo tipo di anomalie e proteggersi dalle sanzioni per tardiva emissione. Per qualsiasi dubbio specifico legato alla propria situazione contabile, resta sempre consigliabile confrontarsi con il proprio commercialista o consulente fiscale di fiducia.

Fonti ufficiali consultate: Agenzia delle Entrate – Guida alla fatturazione elettronica, Sistema di Interscambio, Normattiva – D.Lgs. 18 dicembre 1997, n. 471, Agenzia delle Entrate – D.Lgs. 14 giugno 2024, n. 87.

---

Articoli correlati su thecalcoloiva.com

• Tipo documento fattura elettronica: guida completa
• TD29: irregolarità nella fatturazione elettronica
• Quando devo emettere la fattura elettronica?
• Codice TD01: fattura elettronica immediata
• Miglior software fattura elettronica gratis
• Fattura elettronica per la Pubblica Amministrazione: guida alla FatturaPA